Ergosanté is gespecialiseerd in het ontwerp en de distributie van ergonomische oplossingen op maat om de werkgelegenheid van gehandicapte werknemers te behouden en de arbeidsomstandigheden te verbeteren.
Ergosanté is sinds 2018 bezig met een proces van naleving van haar systemen en praktijken, in toepassing van de Europese verordening gegevensbescherming - nr. 2016/679 (RGPD).
Het doel van deze verbintenis is de door Ergosanté aangenomen werkingsbeginselen te beschrijven teneinde de verordening na te leven en de persoonlijke levenssfeer te beschermen van de personen wier gegevens worden verwerkt. Ergosanté voert geleidelijk alle nodige maatregelen en procedures in om aan deze beginselen te voldoen.
De verbintenis omschrijft ook het algemene kader voor de verwerking van persoonsgegevens door Ergosanté en beoogt in die zin de betrokkenen de nodige informatie te verstrekken.
Door Ergosanté verwerkte gegevens
Ergosanté werkt nauw samen met haar gebruikers, klanten, leveranciers en partners en verzamelt daarom in het kader van haar activiteiten persoonlijke informatie, waarvan sommige personen kunnen worden geïdentificeerd.
In overeenstemming met de geldende wetgeving heeft Ergosanté bij het verzamelen van gegevens het beginsel van minimalisering toegepast en verzamelt zij alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het nagestreefde doel en die aan de betrokken natuurlijke personen zijn uitgelegd, zodat deze hun rechten vrij kunnen uitoefenen.
Commerciële betrekkingen
De gegevens die Ergosanté voor haar klanten, leveranciers en partners verwerkt zijn
- Identificatiegegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: adres, e-mail, telefoon
Gebruikers van Ergosanté-apparatuur
De gegevens die Ergosanté verwerkt voor de gebruikers van haar oplossingen zijn :
- Identificatiegegevens: naam, voornaam
- Contactgegevens: e-mail, telefoon
- Morfologische gegevens (lengte, gewicht en andere nuttige informatie voor de vervaardiging van materialen)
Informatieverwerking
Rechtsgrondslag
De verwerking door Ergosanté is gebaseerd op de volgende rechtsgrondslagen:
- De toestemming van de betrokkene (bv. verzoeken om contact of offertes)
- De uitvoering van een contract (bv. vervaardiging of aankoop van apparatuur)
- Het legitieme belang van de voor de verwerking verantwoordelijke
- Een wettelijke verplichting om de verwerking uit te voeren
Behandelingen
De bovengenoemde persoonsgegevens worden door Ergosanté gebruikt in het kader van haar activiteiten. Het wordt alleen gebruikt binnen de strikte grenzen van de geldende wetgeving.
Ergosanté kan de persoonsgegevens van een persoon met name voor de volgende doeleinden gebruiken
- Om haar in haar informatiesystemen te registreren en de levering en facturering van de door Ergosanté geleverde oplossingen te beheren,
- Om materiaal te produceren dat voldoet aan de behoeften van de gebruiker (met name morfologische gegevens),
- Om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen,
- Om haar aanbod te controleren, te evalueren en te verbeteren,
- Om gegevens bij te houden voor intern administratief gebruik (klachten, loyaliteit enz.),
- Voor prospectiedoeleinden (per e-mail of via sociale netwerken)
- Voor de handel met leveranciers en de betaling van facturen.
Verzamelen van informatie
Directe inzameling
Ergosanté verzamelt de contactgegevens van haar gebruikers, klanten, leveranciers en partners:
- Door rechtstreeks contact (persoonlijke ontmoeting, telefoongesprek)
- Via contact mail
- Via haar institutionele website:
- Contactformulier
- Via de online shop :
- Contactformulier
- Offerte aanvraagformulier
- Formulier voor het aanmaken van een klantenrekening
Waar mogelijk wordt het telefonisch contact bevestigd door een e-mail, zodat de betrokkene een schriftelijk verslag van het gesprek kan bewaren en zijn rechten te allen tijde kan uitoefenen.
Cookies
De term "cookies" omvat alle sporen die tijdens de raadpleging van een internetsite worden opgeslagen of gelezen.
Cookies, op basis van een bestand dat tijdens het surfen op de computer van de gebruiker kan worden opgeslagen, zijn bedoeld om het surfen op de sites te vergemakkelijken en de doeltreffendheid ervan te meten.
Deze site gebruikt alleen "strikt noodzakelijke" cookies, waarvoor geen voorafgaande toestemming is vereist. Ergosanté gebruikt deze cookies om anonieme statistieken over de bezoeken te produceren.
Technisch gezien is het niet mogelijk deze tracers van de site te deactiveren. De bezoeker kan het gebruik van deze cookies echter verhinderen, uitsluitend door de parameters van zijn browser in te stellen. Deze instelling hangt af van de gebruikte browser, maar is over het algemeen eenvoudig te doen: in principe kan men ofwel een private browsing functie activeren of alleen cookies verbieden of beperken. Houd er rekening mee dat er cookies op het apparaat kunnen zijn opgeslagen voordat de browser werd ingesteld: wis in dat geval de browsegeschiedenis, opnieuw via de browserinstelling.
Hoe en hoe lang worden de gegevens opgeslagen?
De gegevens in de bestanden en databanken van Ergosanté worden verwerkt volgens strikte controleregels die in overeenstemming zijn met de stand van de techniek en de aanbevelingen van de bevoegde controleautoriteit.
Beveiliging van persoonsgegevens
Ergosanté neemt alle nodige voorzorgsmaatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen en met name om te voorkomen dat deze door onbevoegde derden worden vervormd, beschadigd of ingezien.
Ergosanté breidt geleidelijk het toepassingsgebied van haar veiligheidsmaatregelen uit en ontwikkelt specifieke procedures om rekening te houden met de verordening.
Bewaring en archivering van gegevens
De bewaartermijn hangt af van de betrokken activiteit, de aard van het contact (klant of prospect) en de gebruiken in de sector.
- Ergosanté heeft een standaard bewaartermijn van vijf jaar vastgesteld voor persoonsgegevens.
- Sommige gegevens worden korter bewaard:
- Cookies verlopen dertien maanden na de laatste update.
- De gegevens van potentiële klanten worden na een periode van 3 jaar verwijderd zonder dat op een verzoek is gereageerd.
- Ergosanté bewaart bepaalde verplichte documenten (facturen enz.) volgens de wettelijke bewaartermijn.
- De duur is soms gekoppeld aan het belang of de noodzaak van de verwerking ervan: klantgegevens worden bewaard voor de duur van de commerciële relatie of gegevens in lijsten worden bewaard voor de duur van de mandaten van de betrokken personen.
Oudere gegevens worden gearchiveerd en er wordt een strikte toegangscontrole geactiveerd. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden vernietigd.
Wie heeft toegang tot de verzamelde persoonsgegevens?
Bij Ergosanté
De verzamelde persoonsgegevens zijn toegankelijk voor de verschillende afdelingen van Ergosanté in functie van de noodzakelijke verwerking, met name
- Commerciële dienst voor orderverwerking, leveringen
- Productieafdeling voor het ontwerp en de vervaardiging van aangepaste materialen
- Boekhoudafdeling voor factuurbeheer
- Verkoopafdeling en webmaster voor de webwinkel
Buiten Ergosanté
Ergosanté kan de persoonlijke gegevens die zij in haar bezit heeft, doorgeven aan verschillende derden, zoals
- dienstverleners, onderaannemers en leveranciers om namens haar diensten te verrichten (bijvoorbeeld technische diensten, vervaardiging van materialen),
- andere bedrijven, financiële organisaties of wetshandhavers/instanties met het oog op de preventie of opsporing van fraude, wanneer deze openbaarmaking noodzakelijk is om de rechten van Ergosanté te beschermen,
- in gevallen waarin de wet daarin voorziet of op formeel verzoek van een autoriteit (met name in het kader van gerechtelijke procedures), overheids-, semi-overheids- of particuliere instanties in het kader van een openbare dienstverleningstaak.
Er worden alleen gegevens verstrekt die relevant zijn voor de uitvoering van het contract en er worden geen gevoelige gegevens gedeeld buiten Ergosanté.
Werkafspraken met derden
In geval van overdracht van persoonsgegevens aan een derde, om welke reden dan ook (bijv. een onderaannemingsdienst), past Ergosanté de voorwaarden toe die in de geldende wetgeving zijn vastgelegd, met name het informeren van de betrokken personen over deze overdracht.
Ergosanté zal een campagne uitvoeren om te controleren of haar subverwerkers in de zin van de RGPD de contracten en voorwaarden voor de uitvoering van de verwerking van persoonsgegevens naleven.
Verkrijgen van persoonsgegevens van derden
Ergosanté kan van derden (met name werkgevers en partners) persoonsgegevens ontvangen, zoals naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, om een contract voor de levering van materiaal uit te voeren.
Deze gegevens worden gebruikt om een goede fabricage van de gevraagde apparatuur te waarborgen.
Morfologische gegevens worden uitsluitend bij de betrokkene verzameld indien deze daarmee instemt.
De gegevens worden aan het bestand toegevoegd bij het opstellen van de offerte en worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van het project. Het is alleen toegankelijk voor de verkoop- en productieteams van Ergosanté en voor eventuele onderaannemers.
Worden de gegevens buiten de EU doorgegeven?
Ergosanté geeft geen persoonsgegevens door buiten de Europese Unie.
Met wie moet ik contact opnemen om mijn rechten uit te oefenen?
Ergosanté heeft haar organisatie aangepast om te voldoen aan de eisen van de Europese verordening inzake gegevensbescherming en om alle personen informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die over hen worden bijgehouden en over de verwerking van deze gegevens.
Elk verzoek met betrekking tot de uitoefening van rechten (toegang, verzet, beperking, rectificatie, portabiliteit, verwijdering) moet worden verzonden via ons contactformulier. Dit verzoek moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, zodat het bij ontvangst binnen maximaal 30 dagen kan worden verwerkt, overeenkomstig de voorschriften van de verordening.
In geval van twijfel kan om een identiteitsbewijs worden gevraagd om het verzoek te verwerken.
Elke persoon kan rechtstreeks contact opnemen met de controle-autoriteit van zijn land (voor Frankrijk de CNIL ).