Ergosanté specjalizuje się w projektowaniu i dystrybucji dostosowanych do potrzeb rozwiązań ergonomicznych, mających na celu utrzymanie zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych oraz poprawę warunków pracy.
Ergosanté jest zaangażowany od 2018 r. w proces zgodności swoich systemów i praktyk, w zastosowaniu europejskiego rozporządzenia o ochronie danych - nr 2016/679 (RODO).
Celem niniejszego zobowiązania jest opisanie zasad działania przyjętych przez Ergosanté w celu dostosowania się do rozporządzenia i ochrony prywatności osób, których dane są przetwarzane. Ergosanté stopniowo wdraża wszystkie systemy i procedury niezbędne do zapewnienia zgodności z tymi zasadami.
Zobowiązanie to określa również ogólne ramy przetwarzania danych osobowych przez Ergosanté i w tym sensie ma na celu dostarczenie osobom, których dane dotyczą, niezbędnych informacji.
Dane przetwarzane przez Ergosanté
Ergosanté ściśle współpracuje ze swoimi użytkownikami, klientami, dostawcami i partnerami, dlatego też w ramach swojej działalności gromadzi dane osobowe, z których część może identyfikować osoby fizyczne.
Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, Ergosanté przyjęło zasadę minimalizacji w gromadzeniu danych i gromadzi tylko te dane, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu i które zostały wyjaśnione zainteresowanym osobom fizycznym, pozostawiając im swobodę w korzystaniu z przysługujących im praw.
Stosunki handlowe
Dane przetwarzane przez Ergosanté dla swoich klientów, dostawców i partnerów to
- Dane identyfikacyjne: nazwisko, imię
- Dane kontaktowe: adres, e-mail, telefon
Użytkownicy sprzętu Ergosanté
Dane przetwarzane przez Ergosanté dla użytkowników jego rozwiązań to :
- Dane identyfikacyjne: nazwisko, imię
- Dane kontaktowe: e-mail, telefon
- Dane morfologiczne (wzrost, waga i inne informacje przydatne do produkcji materiałów)
Przetwarzanie informacji
Podstawa prawna
Przetwarzanie danych przez Ergosanté opiera się na następujących podstawach prawnych:
- Zgoda osoby zainteresowanej (np. prośby o kontakt lub oferty)
- Realizacja kontraktu (np. produkcja lub zakup sprzętu)
- Uzasadniony interes administratora danych
- Prawny obowiązek przetwarzania danych
Zabiegi
Dane osobowe, o których mowa powyżej, będą wykorzystywane przez Ergosanté w kontekście jego działalności. Jest on stosowany wyłącznie w ścisłych granicach określonych przez obowiązujące przepisy.
Ergosanté może wykorzystywać dane osobowe osoby fizycznej w szczególności do następujących celów
- W celu zarejestrowania go w swoich systemach informatycznych oraz w celu zarządzania dostawą i fakturowaniem rozwiązań dostarczanych przez Ergosanté,
- W celu stworzenia materiału odpowiadającego potrzebom użytkownika (w szczególności danych morfologicznych),
- W celu wypełnienia swoich zobowiązań prawnych,
- W celu monitorowania, przeglądu i ulepszania swojej oferty,
- W celu prowadzenia rejestrów dla wewnętrznego użytku administracyjnego (skargi, lojalność itp.),
- Do celów poszukiwawczych (przez e-mail lub sieci społecznościowe)
- W celu prowadzenia handlu z dostawcami i opłacania faktur.
Gromadzenie informacji
Pobór bezpośredni
Ergosanté gromadzi dane kontaktowe swoich użytkowników, klientów, dostawców i partnerów:
- Poprzez bezpośredni kontakt (spotkanie twarzą w twarz, rozmowa telefoniczna)
- Za pośrednictwem poczty kontaktowej
- Za pośrednictwem strony internetowej instytucji:
- Formularz kontaktowy
- Przez sklep internetowy :
- Formularz kontaktowy
- Formularz zapytania ofertowego
- Formularz tworzenia konta klienta
Jeśli to możliwe, kontakt telefoniczny jest potwierdzany e-mailem, co umożliwia osobie, której dane dotyczą, zachowanie pisemnego zapisu rozmowy i skorzystanie z przysługujących jej praw w dowolnym momencie.
Cookies
Termin "cookies" obejmuje wszystkie ślady zapisane lub odczytane podczas przeglądania strony internetowej.
Pliki cookie, oparte na plikach, które mogą być przechowywane na komputerze użytkownika podczas przeglądania stron, mają na celu ułatwienie przeglądania stron oraz pomiar ich skuteczności.
Ta strona używa tylko "ściśle niezbędnych" plików cookie, które nie wymagają wcześniejszej zgody. Ergosanté używa tych cookies do tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin.
Z technicznego punktu widzenia nie ma możliwości dezaktywacji tych znaczników na stronie. Odwiedzający może jednak uniemożliwić korzystanie z tych plików cookie, wyłącznie poprzez ustawienie parametrów swojej przeglądarki internetowej. To ustawienie zależy od używanej przeglądarki, ale generalnie jest łatwe do wykonania: w zasadzie można albo aktywować funkcję przeglądania prywatnego, albo tylko zabronić lub ograniczyć pliki cookie. Należy pamiętać, że pliki cookie mogły zostać zapisane na urządzeniu przed ustawieniem przeglądarki: w takim przypadku należy usunąć historię przeglądania, ponownie korzystając z ustawień przeglądarki.
W jaki sposób i jak długo przechowywane są dane?
Dane w zbiorach i bazach danych Ergosanté są przetwarzane według ścisłych zasad kontroli, zgodnych z aktualnym stanem wiedzy i zaleceniami właściwego organu kontroli.
Bezpieczeństwo danych osobowych
Ergosanté podejmuje wszelkie niezbędne środki ostrożności, aby zachować bezpieczeństwo i poufność danych osobowych, a w szczególności, aby zapobiec ich zniekształceniu, uszkodzeniu lub dostępowi do nich przez nieupoważnione osoby trzecie.
Ergosanté stopniowo rozszerza zakres swoich środków bezpieczeństwa i opracowuje specjalne procedury w celu uwzględnienia tego rozporządzenia.
Przechowywanie i archiwizacja danych
Okres przechowywania danych zależy od danej działalności, charakteru kontaktu (klient lub potencjalny klient) oraz praktyki branżowej.
- Ergosanté ustaliło domyślny okres przechowywania danych osobowych na pięć lat.
- Niektóre dane są przechowywane przez krótszy okres czasu:
- Pliki cookie tracą ważność po upływie trzynastu miesięcy od ostatniej aktualizacji.
- Dane potencjalnych klientów są usuwane po upływie 3 lat bez odpowiedzi na wniosek.
- Ergosanté przechowuje niektóre obowiązkowe dokumenty (faktury, itp.) zgodnie z prawnym okresem przechowywania.
- Czas trwania jest czasami związany z istotnością lub koniecznością przetwarzania: dane klientów są przechowywane przez okres trwania stosunków handlowych lub dane w spisach abonentów są przechowywane przez okres trwania mandatów osób, których dotyczą.
Starsze dane są archiwizowane i aktywowana jest ścisła kontrola dostępu. Dane, które nie są już potrzebne, są niszczone.
Kto ma dostęp do zgromadzonych danych osobowych?
W Ergosanté
Zgromadzone dane osobowe są dostępne dla różnych działów Ergosanté w zależności od potrzeb ich przetwarzania, w szczególności
- Usługi handlowe w zakresie realizacji zamówień, dostaw
- Dział produkcyjny zajmujący się projektowaniem i produkcją materiałów dostosowanych
- Dział księgowości do zarządzania fakturami
- Dział sprzedaży i Webmaster dla sklepu internetowego
Poza Ergosanté
Ergosanté może przekazywać dane osobowe, które posiada, różnym stronom trzecim, takim jak
- usługodawców, podwykonawców i dostawców do wykonywania usług w jej imieniu (np. usługi techniczne, produkcja materiałów),
- innym firmom, organizacjom finansowym lub organom/wydziałom ścigania w celu zapobiegania oszustwom lub ich wykrywania, gdy takie ujawnienie jest niezbędne do ochrony praw Ergosanté,
- w przypadkach przewidzianych prawem lub na formalny wniosek organu (w szczególności w kontekście postępowania sądowego), podmiotów publicznych, półpublicznych lub prywatnych w kontekście misji publicznej.
Przekazywane są jedynie dane istotne dla realizacji umowy, a żadne dane wrażliwe nie są udostępniane poza Ergosanté.
Ustalenia robocze z osobami trzecimi
W przypadku przekazania danych osobowych stronie trzeciej z jakiegokolwiek powodu (np. podwykonawstwo), Ergosanté stosuje warunki określone przez obowiązujące przepisy, w szczególności informując o tym fakcie osoby zainteresowane.
Ergosanté przeprowadzi kampanię mającą na celu sprawdzenie przestrzegania przez podwykonawców przetwarzania danych w rozumieniu RODO umów i warunków realizacji przetwarzania danych osobowych.
Uzyskiwanie danych osobowych od stron trzecich
Ergosanté może otrzymać dane osobowe od osób trzecich (w szczególności pracodawców i partnerów), takie jak nazwisko, imię, adres e-mail, numer telefonu, w celu wykonania umowy na dostawę materiałów.
Dane te są wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowej produkcji zamówionego sprzętu.
Dane morfologiczne pobierane są wyłącznie od osoby zainteresowanej, jeżeli wyrazi ona zgodę na ich przekazanie.
Dane te są dodawane do pliku w momencie sporządzania oferty i są wykorzystywane wyłącznie w celu realizacji projektu. Dostęp do niego mają tylko zespoły sprzedaży i produkcji Ergosanté, jak również wszyscy podwykonawcy.
Czy dane są przekazywane poza UE?
Ergosanté nie przekazuje żadnych danych osobowych poza Unię Europejską.
Z kim powinienem się skontaktować, aby skorzystać z moich praw?
Ergosanté dostosowało swoją organizację do wymogów Europejskiego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz do dostarczania wszystkim osobom informacji na temat posiadanych przez nie danych osobowych, jak również na temat przetwarzania tych danych.
Wszelkie żądania związane z wykonywaniem praw (dostęp, sprzeciw, ograniczenie, sprostowanie, przenoszenie, usunięcie) muszą być przesłane za pośrednictwem naszego formularza kontaktowego. Wniosek ten musi zawierać możliwie jak najwięcej szczegółów, tak aby mógł zostać rozpatrzony po otrzymaniu w terminie maksymalnie 30 dni, zgodnie z wymogami rozporządzenia.
W razie wątpliwości, w celu rozpatrzenia wniosku, może zostać zażądany dowód tożsamości.
Każda osoba może skontaktować się bezpośrednio z organem kontroli w swoim kraju (w przypadku Francji jest to CNIL ).