Ergosanté ist auf die Entwicklung und den Vertrieb von maßgeschneiderten ergonomischen Lösungen spezialisiert, die dem Erhalt des Arbeitsplatzes von behinderten Arbeitnehmern und der Verbesserung der Arbeitsbedingungen dienen.
Ergosanté ist seit 2018 dabei, seine Systeme und Praktiken in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutzverordnung - Nr. 2016/679 (DSGVO) zu bringen.
Die vorliegende Verpflichtungserklärung soll die Funktionsprinzipien beschreiben, die Ergosanté gewählt hat, um die Verordnung einzuhalten und die Privatsphäre der natürlichen Personen, deren Daten verarbeitet werden, zu schützen. Ergosanté wird nach und nach alle notwendigen Einrichtungen und Verfahren einführen, um die Einhaltung dieser Grundsätze zu gewährleisten.
Die Selbstverpflichtung erläutert auch den allgemeinen Rahmen der von Ergosanté durchgeführten Verarbeitung personenbezogener Daten und soll in diesem Sinne den betroffenen Personen die notwendigen Informationen liefern.
Von Ergosanté verarbeitete Daten
Ergosanté arbeitet eng mit seinen Nutzern, Kunden, Lieferanten und Partnern zusammen und sammelt daher im Rahmen seiner Aktivitäten persönliche Informationen, von denen einige zur Identifizierung natürlicher Personen geeignet sind.
In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung hat Ergosanté das Prinzip der Minimierung bei der Datenerhebung übernommen und erhebt nur die Daten, die für den verfolgten Zweck unbedingt erforderlich sind und gegenüber den betroffenen natürlichen Personen erläutert werden, wobei ihnen die Möglichkeit eingeräumt wird, ihre Rechte auszuüben.
Geschäftsbeziehungen
Die Daten, die von Ergosanté für seine Kunden, Lieferanten und Partner verarbeitet werden, sind :
- Identifikationsdaten: Name, Vorname
- Kontaktdaten: Adresse, E-Mail, Telefon
Benutzer von Ergosanté-Materialien
Die Daten, die Ergosanté für die Nutzer seiner Lösungen verarbeitet, sind :
- Identifikationsdaten: Name, Vorname
- Kontaktdaten: E-Mail, Telefon
- Morphologische Daten (Größe, Gewicht und andere Informationen, die für die Herstellung von Materialien relevant sind)
Verarbeitung von Informationen
Gesetzliche Grundlagen
Die von Ergosanté durchgeführten Behandlungen basieren auf den folgenden gesetzlichen Grundlagen:
- Die Zustimmung der betroffenen Person (insbesondere Kontaktanfragen oder Anfragen für Kostenvoranschläge)
- Die Erfüllung eines Vertrags (z. B. Herstellung oder Kauf von Material)
- Das legitime Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen
- Eine rechtliche Verpflichtung zur Durchführung der Verarbeitung
Behandlungen
Die oben genannten personenbezogenen Daten werden von Ergosanté im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit verwendet. Sie werden nur innerhalb der strengen Grenzen verwendet, die durch die geltenden Gesetze festgelegt sind.
Ergosanté kann die personenbezogenen Daten einer Person unter anderem für die folgenden Zwecke nutzen:
- Um sie in ihren Informationssystemen zu registrieren und die Lieferung und Rechnungsstellung der von Ergosanté gelieferten Lösungen zu verwalten,
- Um ein Material herzustellen, das den Bedürfnissen des Nutzers entspricht (insbesondere morphologische Daten),
- Zum Zweck der Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen,
- Zum Zweck der Beobachtung, kritischen Überprüfung und Verbesserung ihres Angebots,
- Um Akten für den internen Verwaltungsgebrauch zu führen (Beschwerden, Kundenbindung etc.),
- Zu Werbezwecken (per E-Mail oder über soziale Netzwerke)
- Zu Zwecken des Austauschs mit Lieferanten und der Bezahlung von Rechnungen.
Sammeln von Informationen
Direktes Sammeln
Ergosanté sammelt die Kontaktdaten seiner Ansprechpartner (Nutzer, Kunden, Lieferanten und Partner) :
- Durch direkten Kontakt (persönliches Treffen, Telefongespräch)
- Per Kontaktmail
- Über ihre institutionelle Website :
- Kontaktformular
- Über den Online-Shop :
- Kontaktformular
- Formular zur Anforderung eines Kostenvoranschlags
- Formular zur Erstellung eines Kundenkontos
Wenn möglich, wird der telefonische Kontakt durch eine E-Mail bestätigt, so dass die betroffene Person eine schriftliche Aufzeichnung des Gesprächs erhält und ihre Rechte jederzeit ausüben kann.
Cookies
Der Begriff "Cookies" umfasst alle Tracer, die beim Besuch einer Website abgelegt oder gelesen werden.
Cookies, die auf einer Datei basieren, die während des Surfens auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden kann, haben insbesondere den Zweck, die Navigation auf den Websites zu vereinfachen und ihre Effizienz zu messen.
Diese Website verwendet ausschließlich sogenannte "strikt notwendige" Tracker, die keine vorherige Zustimmung erfordern. Ergosanté verwendet diese Tracker, um anonyme Besuchsstatistiken zu erstellen.
Diese Tracker können technisch gesehen nicht von der Website aus deaktiviert werden. Der Besucher kann die Verwendung dieser Tracker jedoch ausschließlich durch eine entsprechende Einstellung seines Browsers verhindern. Diese Einstellung hängt vom verwendeten Browser ab, ist aber in der Regel einfach zu bewerkstelligen: Im Prinzip kann man entweder eine Funktion für privates Surfen aktivieren oder nur die Tracker (Cookies) verbieten oder einschränken. Achtung: Es kann sein, dass vor der Einstellung des Browsers Tracker auf dem Gerät gespeichert wurden: In diesem Fall löschen Sie den Browserverlauf, ebenfalls über die Einstellung des Browsers.
Wie und wie lange werden die Daten gespeichert?
An den Daten in den Akten und Datenbanken von Ergosanté werden Verarbeitungsmaßnahmen unter Anwendung strenger Kontrollregeln durchgeführt, die dem Stand der Technik in der Technologie und den Empfehlungen der zuständigen Aufsichtsbehörde entsprechen.
Sicherheit von personenbezogenen Daten
Ergosanté ergreift alle angemessenen Vorsichtsmaßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu wahren und insbesondere zu verhindern, dass sie verzerrt, beschädigt oder von unbefugten Dritten eingesehen werden können.
Ergosanté erweitert schrittweise den Umfang seiner Sicherheitsmaßnahmen und entwickelt spezielle Verfahren zur Berücksichtigung der Verordnung.
Dauer der Datenspeicherung und Archivierung
Die Dauer der Aufbewahrung hängt von der jeweiligen Aktivität, der Art des Kontakts (Kunde oder Interessent) und den Branchengepflogenheiten ab.
- Ergosanté hat die Aufbewahrungsdauer für persönliche Daten standardmäßig auf fünf Jahre festgelegt.
- Einige Daten werden für einen kürzeren Zeitraum aufbewahrt:
- Die Cookies laufen dreizehn Monate nach ihrer letzten Aktualisierung ab.
- Die Daten von potenziellen Kunden werden nach drei Jahren gelöscht, wenn sie nicht auf eine Anfrage geantwortet haben.
- Ergosanté bewahrt bestimmte Pflichtdokumente (Rechnungen etc.) gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf.
- Die Dauer ist manchmal mit der Relevanz oder Notwendigkeit ihrer Verarbeitung verbunden: Kundendaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung aufbewahrt oder Daten, die in Verzeichnissen vorhanden sind, werden für die Dauer der Mandate der betroffenen Personen aufbewahrt.
Alte Daten werden archiviert, dann wird eine strenge Zugriffskontrolle aktiviert. Nicht mehr benötigte Daten werden vernichtet.
Wer hat Zugang zu den gesammelten persönlichen Daten?
Bei Ergosanté
Die erfassten personenbezogenen Daten sind für die verschiedenen Abteilungen von Ergosanté entsprechend der erforderlichen Verarbeitung zugänglich, insbesondere :
- Geschäftsservice für die Bearbeitung von Bestellungen, Lieferungen
- Herstellungsabteilung für die Entwicklung und Herstellung von angepassten Materialien
- Buchhaltungsabteilung für die Verwaltung von Rechnungen
- Vertriebsabteilung und Webmaster für den Online-Shop
Außerhalb von Ergosanté
Ergosanté kann die von ihr gespeicherten personenbezogenen Daten an verschiedene Dritte weitergeben, wie z. B. :
- Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten, um Leistungen in seinem Auftrag zu erbringen (z. B. technische Dienstleistungen, Herstellung von Materialien),
- anderen Unternehmen, Finanzinstituten oder Strafverfolgungsbehörden/-stellen zum Zwecke der Betrugsprävention oder -aufdeckung, wenn eine solche Offenlegung notwendig ist, um die Rechte von Ergosanté zu wahren,
- in Fällen, in denen dies gesetzlich vorgesehen ist, oder auf formelles Ersuchen einer Behörde (insbesondere im Rahmen eines Gerichtsverfahrens) von öffentlichen, halböffentlichen oder privaten Einrichtungen im Rahmen eines öffentlichen Auftrags.
Es werden nur Daten zur Verfügung gestellt, die für die Erfüllung des Vertrags relevant sind, und es werden keine sensiblen Daten außerhalb von Ergosanté weitergegeben.
Die Modalitäten der Arbeit mit Dritten
Für den Fall, dass personenbezogene Daten aus irgendeinem Grund an einen Dritten weitergegeben werden (z.B.: eine Subunternehmerleistung), wendet Ergosanté die Bedingungen an, die durch das geltende Recht festgelegt sind, insbesondere die Information der betroffenen Personen über diese Weitergabe.
Ergosanté wird bei seinen Unterauftragsverarbeitern im Sinne der DSGVO eine Kampagne durchführen, um die Einhaltung der Verträge und der Bedingungen für die Durchführung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu überprüfen.
Erhalt von personenbezogenen Daten von Dritten
Ergosanté kann von Dritten (insbesondere Arbeitgebern und Partnern) personenbezogene Daten wie Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefon erhalten, um einen Vertrag über die Lieferung von Material zu erfüllen.
Diese Daten werden verwendet, um eine angemessene Herstellung der angeforderten Ausrüstung zu gewährleisten.
Morphologische Daten werden ausschließlich von der betroffenen Person erhoben, wenn diese sich bereit erklärt, diese Daten anzugeben.
Die Daten werden bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen der Akte hinzugefügt und nur im Zusammenhang mit der Durchführung des Geschäfts verwendet. Sie sind nur den Vertriebs- und Fertigungsteams von Ergosanté sowie eventuellen Subunternehmern zugänglich.
Werden die Daten außerhalb der EU übermittelt?
Ergosanté überträgt keine persönlichen Daten außerhalb der Europäischen Union.
An wen kann man sich wenden, um seine Rechte auszuüben?
Ergosanté hat seine Organisation angepasst, um die Anforderungen der Europäischen Datenschutzverordnung zu erfüllen und allen Personen Informationen über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie über die Verarbeitung dieser Daten zur Verfügung zu stellen.
Jede Anfrage im Zusammenhang mit der Ausübung von Rechten (Zugang, Widerspruch, Einschränkung, Berichtigung, Übertragbarkeit, Löschung) muss über unser Kontaktformular gesendet werden. Diese Anfrage muss so detailliert wie möglich sein, damit sie nach Erhalt innerhalb von maximal 30 Tagen gemäß den Anforderungen der DSGVO bearbeitet werden kann.
Im Zweifelsfall kann ein Identitätsnachweis verlangt werden, um die Anfrage zu bearbeiten.
Jede Person hat die Möglichkeit, sich direkt mit der Kontrollbehörde ihres Landes in Verbindung zu setzen (für Frankreich die CNIL ).